Le contrôle de gestion en mode projet : l’exemple de la SSII (Société de services en ingénierie informatique)

Définition et spécificités de la gestion en mode projet

Les entreprises qui travaillent en mode projet réalisent des produits ou ouvrages (par exemple un logiciel informatique) conformes à des spécifications définies dans un cahier des charges, dans des délais prescrits et pour un prix forfaitaire.
Les SSII, mais aussi les entreprises d’ingénierie ou du bâtiment travaillent en mode projet.

  • Un projet se déroule sur une période de temps qui ne recouvre pas nécessairement l’exercice comptable ;
  • Le paiement de la prestation ne se fait pas à date fixe, mais au franchissement de jalons (événements clé montrant une certaine progression du projet) ou lors de la production de livrables, ou à la signature d’un procès-verbal de recette ;
  • En fin de projet la livraison fait l’objet de différentes vérifications dans le cadre d’une procédure de recette ;
  • Une période de garantie est prévue pendant laquelle l’entreprise est tenue d’apporter des corrections aux anomalies se manifestant pendant cette période.

Est-il nécessaire de mettre en place un contrôle de gestion spécifique pour suivre les projets ?

Un projet est une opération complexe qui comporte des enjeux financiers pour les 2 parties :
Pour le client, le risque est d’être livré d’un système ne répondant pas à ses besoins ;
Pour le prestataire les risques sont le non-paiement du prix en raison de litiges ou de subir des pénalités importantes ou encore de réaliser des prestations avec une rentabilité insuffisante.

C’est pourquoi, il est indispensable de mettre en œuvre un véritable pilotage des projets qui ne soit pas seulement opérationnel mais aussi financier ; le contrôle doit s’exercer au niveau de la planification, du suivi et de la livraison :

  • La planification du projet : Si le planning du projet (décomposition du projet en tâches) relève des responsables informatiques, en revanche l’affectation des ressources (majoritairement les ressources humaines) nécessaires relève de la responsabilité Financière, (surtout lorsque le projet nécessite des recrutements ou le recours à la sous-traitance).
  • Le suivi de la réalisation du projet : ce suivi ne se résume pas au suivi des consommations de ressources mais sert aussi à déterminer à tout moment le « reste à faire », et à mettre en évidence des écarts (écarts de coût, écart de délai), et prendre à temps les mesures correctives.
  • Les livraisons : elles s’effectuent dans le cadre d’une procédure de recette qui déclenche la facturation ; la prononciation de la recette finale fait courir une période de garantie pendant laquelle l’entreprise reste engagée financièrement.

Contenu de l’intervention d’Inovafi

Nous mettons en place chez nos clients un contrôle de gestion par projet adapté à leurs spécificités et à leur activité (SSII, société d’ingénierie, bâtiment).
Cette mission comporte les étapes suivantes :

Créer un référentiel des projets:

  • Lister les projets par un code en précisant bien les engagements formalisés dans le contrat et le détail des composants associés ;
  • Identifier les ressources requises qui se traduiront en couts du projet: hommes/jour, frais, sous-traitance, consommation matières, autres frais direct etc.

Définir un modèle d’analyse budgétaire des projets:

  • Chiffrer les moyens nécessaires à la réalisation du contrat et les objectifs de facturation et de résultat (CA, marge ;
  • Définir un modèle d’analyse prévisionnelle permettant d’avoir une vue d’ensemble sur les projets en cours pour en détecter les risques de dérive et déterminer in fine la rentabilité de chaque projet.

Implanter un outil informatique de gestion par affaire

Un certain nombre de progiciels dédiés à la gestion par affaire existe sur le marché. Ils présentent un avantage évident dès que le volume à traiter est important.
La mise en œuvre d’un tel outil nécessite la mise en place de procédures d’organisation adaptées (saisie et contrôle des données, réconciliation avec la comptabilité).

Les avantages d’un contrôle de gestion par projet

Les systèmes de gestion par projet que nous mettons en place chez nos clients contribuent à améliorer leur rentabilité, à optimiser la gestion de leur trésorerie et à réduire les risques associés à leurs projets :

  • La gestion par projet permet de mettre en évidence des écarts et déclencher des actions correctrices en cours de projet (écarts de coût, écart de délai) et non pas de les constater in fine ;
  • Il devient possible de suivre et déclencher la facturation aux moments les plus pertinents (avance de démarrage, recettes intermédiaires, recettes finales) et ainsi d’optimiser la gestion du cash ;
  • Le système permet également de provisionner les risques pendant la période de garantie et de valoriser les travaux en cours lorsque les facturations n’ont pu être effectuées avant la clôture de l’exercice ;
  • Enfin le suivi par affaire permet d’établir le prix de revient et la marge par affaire en fin de projet.

Le retour sur investissement associé à une telle mission est en général inférieur à un an
Pour plus d’informations contactez Elizabeth Hervé au 01.48.80.02.61.
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